Digitalisierung von Bestandsakten / Einführung eines DMS

Mit dem Ziel, auf wichtige Dokumente auch vom Home-Office oder bei der Begehung im Quartier aus zugreifen zu können, hat die Baugenossenschaft Sachsenwald eG aus Reinbek bei Hamburg ihre komplette Daten-Infrastruktur kritisch hinterfragt und die IT-Landschaft der kleinen Genossenschaft auf links gedreht.

Als Ergänzung zum cloudbasierten ERP-System (WOWIPORT) wurde ein Dokumentenmanagementsystem (d.velop) eingeführt und sämtliche Bau- und Mieterakten gemeinsam mit einem Dienstleister (REISSWOLF International) systematisch digitalisiert. In Anbetracht der großen Dokumentenmengen in unterschiedlichsten Formaten und in verschiedensten Ablagestrukturen eine echte Herkulesaufgabe.

Wie das Projekt trotz knapper Personalressourcen parallel zum operativen Geschäft gelang und wie die Digitalisierung der Akten die Arbeitswelt für die Mitarbeitenden des Wohnungsunternehmens veränderte, berichtet uns Vorstand Dirk Reiche in diesem praxisnahen Erfahrungsbericht.